Како водимо стендап састанке (није дневни Scrum)

Током овог састанка нико није ажурирао ниједну таблу.

Не волимо да радимо са Агилним Оквирима™ попут Scrum-а. Знамо како се то ради. Водили смо тимове који раде по Scrum-у и сличним методологијама. Има ситуација у којима то сасвим добро функционише. Једноставно нам то није најефикасније и најпријатније у свакодневном раду.

Ипак, обожавамо концепт дневног стендапа. То је обично прва ствар коју уведемо када се придружимо новом клијентском тиму који га нема. Али наше стендапе не водимо као дневне scrum-ове, па смо закључили да вреди поделити како их заправо радимо, и интерно у Norveon-у и са тимовима са којима сарађујемо.

Како бисмо ово данас поставили

Ево како бисмо то објаснили новом тиму:

Циљ је да поделите занимљиве ствари важне за ваш тим и укажете на блокаде. Шта се рачуна као „занимљиво“ зависиће од контекста. Користите здрав разум и не устручавајте се да питате групу да ли им је нешто занимљиво.

Састајемо се свакодневно у 12:03, пре ручка, на отприлике 15 минута. Неки дан је то 10, неки други можда 20. Неко мери време ако затреба, али рачунамо на све да буду кратки.

Ово је пролазно. Без табли, без белешки. Ако неко подели нешто критично, мора то да понови и писмено, асинхроно. Имејл, Slack, свеједно.

Ово није састанак за извештавање. Сасвим је у реду да неких дана не поделите ништа. Чак то и охрабрујемо. Највероватније не радите сваког дана нешто вредно дељења. Да, озбиљно мислимо. Видећете да и ми то радимо.

Чућете новости које вас се директно не тичу. Можда ствари које не разумете у потпуности. То је нормално и намерно. Ваш циљ је да будете пажљиви, останете радознали и покушате да пратите шта сви деле. Питања постављајте после.

На сваких неколико месеци преиспитујемо овај формат. Разматрамо и да га укинемо. Овај облик је резултат година ситних измена. Много нам се свиђа, али није универзално решење. Негде морамо да почнемо.

Шта се рачуна као „занимљиво“

Овај део је намерно нејасан. Шта вреди поделити зависи од тима и контекста.

Да будемо конкретнији, ево шта најчешће виђамо да се дели:

• Открића. Нова технологија, нови део стека, нова пословна прилика.
• Напредак на функционалностима. Нешто је започето, значајна прекретница, издање, повратне информације из података.
• Предстојећи пројекти. Резултати discovery фазе, налази истраживања, пословни или правни захтеви.
• Проблеми са поузданошћу. Багови, испади, post mortem анализе, промене у перформансама.
• Организационе промене. Ново запослење, нови тим.
• Лични догађаји. Бебе, селидбе.
• Блокаде. Потребан вам је review, проблем у комуникацији, недостатак јасноће.
• Канцеларијске вести. Нове политике, предстојећи тимбилдинзи.

Шта овај састанак није

Рецимо изричито чему овај састанак не служи:

Ажурирању табле. То је боље радити асинхроно.

Извештавању или праћењу задатака. Исто. Поготово зато што неће сви свакога дана имати шта да поделе.

Позивању људи на одговорност. Људи овде су професионалци и не би требало да им треба дневни састанак да докажу да напредују. Ако се неко с тим мучи, то треба препознати и решити на другом месту.

Планирању дана. То радите у мањим, фокусираним групама. Не сваки дан, а чланови тима треба да буду слободни да својим пројектима управљају што самосталније.

Приморавању људи да буду присутни рано ујутру. Да, видели смо да се то дешава.

Достизању конкретног циља. Пошто ово није Scrum, можда нема ни спринта ни циља спринта. Достизање циљева биће нуспроизвод тога што имате кохезиван, ефикасан тим.

Зашто мислимо да ово функционише

Главне предности кратког свакодневног окупљања:

Изградња емпатије. Пре него што вам стигне велики PR на преглед, већ ћете чути инжењера како прича о њему. Имаћете контекст о техничким одлукама, мукама, компромисима. Знаћете и понешто о његовом стању духа. Касни ли? Под стресом је? Можете прилагодити комуникацију. Исто важи и када PM подели притисак који стиже са пословне стране.

Откривање шта други раде. Током година научили смо толико тога о раду инжењера у областима које смо слабије познавали, само слушајући их како свакодневно објашњавају кроз шта пролазе. Још је боље кад су присутни и дизајнери и PM-ови и кад и они деле.

Стварање прилика за дискусију. Ако останете закључани у својим задацима и тикетима, краткорочно ћете можда бити продуктивнији, али ћете имати веома узак фокус. Тако ћете мање моћи да утичете на ствари.

Опипавање пулса тима. Да ли се људи осећају добро, продуктивно, позитивно? Или се сви муче? Ово нам је посебно важно као дистрибуираном тиму у коме не можете рачунати на разговоре поред апарата за кафу.

Изградња интуиције о томе ко ради на чему. Кад месецима слушате некога како прича о некој теми, то вам остане. Знаћете коме да преусмерите питања кад дође тренутак.

Побољшање динамике тима. Као што редовни 1:1 састанци са менаџером граде радни однос, редовна интеракција са колегама далеко је ефикаснија од радионице једном у тромесечју.

И мали бонус за тимове који раде из канцеларије: одржавање пре ручка природан је начин да се заврши преподне и да људи заједно оду на јело. Јефтин тимбилдинг. Изненађујуће ефикасан.

Питања која увек добијамо

Ово смо током година увели у многим тимовима. Укупан резултат био је позитиван. Нису сви добили 100% вредности, али се довољно исплатило да наставимо. Ево питања и приговора који се увек појављују.

„Ово ме омета. Боље ми је да се фокусирам на свој код.“

Пошто се одржава сваког дана, можете да испланирате дан око њега. Слажемо се да омета. Али као и редовни 1:1 састанци, ово је инвестиција. Можда данас не делује исплативо, али вредност постаје видљива уз редовну праксу.

Можда мислите да је ваша улога искључиво писање кода, прављење Figma дизајна или састављање PRD-ова. Посао је ипак шири од тога. Разумевање сопственог тима важније је него што бисте очекивали. Ово време ће углачати будуће интеракције и уштедети вам главобоље касније.

„Ово би требало да радимо асинхроно.“

Пошто је циљ изградња емпатије и повезаности, писмено дељење делује непродуктивно. Још нисмо убеђени да читање Slack поруке има исти ефекат као гледање некога како исту ствар дели усмено.

Уз то, писана ажурирања остављају траг и временом ће почети да личе на извештавање. А то је управо оно што покушавамо да избегнемо.

„Нико неће разумети на чему радим.“

Понекад ћете радити на нечему шкакљивом што само ви савршено разумете. То је у реду. Потрошите мало више времена на објашњавање контекста. Можда ћете морати да га понављате чешће, што је додатни посао.

Али корист је двострука: више људи се упозна са вашом темом, а ви постајете бољи у томе да дубок технички рад учините разумљивим. Обоје вреди.

„Ја сам дизајнер, не занима ме шта раде програмери.“

Мислимо да на то гледате погрешно. Ако правите софтвер, без међусобног разумевања са инжењерима нећете далеко стићи. Ако развој видите само као детаље имплементације, ограничићете то које дизајне заиста можете да изнесете пред кориснике. Осим ако вам је посао само да производите мокапе и статичке материјале, вероватно то не желите.

„Ја сам инжењер, не занима ме неинжењерски посао.“

Такође погрешан приступ. Невероватно је корисно разумети више од саме технологије када правите производе. Можда вам то није омиљена тема, али слушање о дизајну пар минута дневно помоћи ће вам да уочите пречице, да расправе о дизајну лакше теку и да превише сложена решења лакше доведете у питање.

Охрабрили бисмо вас да свој посао видите као нешто више од писања кода. Отварање ка другим областима добар је пут до тога, а овде имате прилику да учите само обраћајући пажњу неколико минута сваког дана. Није лоша погодба.

„Већ имамо превише састанака.“

Ако имате много других састанака, радије бисмо преиспитали и укинули њих. Дневни стендап помаже да се смањи укупан број састанака тако што спречава проблеме и неспоразуме. Његово укидање ослобађа 15 минута, али ће касније коштати много више сати.

„Ово није у складу са Scrum-ом.“

Тачно. Није дневни scrum и нема исте циљеве.

„Кажете да није извештавање, али заправо јесте.“

Разумемо зашто може тако да делује. Али не бележимо шта се дели, не извозимо то ван тима. Охрабрујемо вас да делите оно што је занимљиво, а то неће увек бити директан напредак на вашим задацима, што ово чини ужасним алатом за извештавање. Далеко радије користимо наш уобичајени систем за праћење тикета да видимо шта се дешава.

„Не осећам се пријатно да не поделим ништа.“

Ако сте нови у тиму, то је нормално. Не брините. Видећете друге како то раде и временом би требало да делује мање застрашујуће.

„Може ли заиста да се не подели ништа?“

Да. „Ништа посебно занимљиво од прошлог пута“ пролази. „И даље на истом задатку, нема ништа ново“ такође пролази.

Ако неко више дана заредом нема шта да подели, то обично нешто говори. Из искуства, разлог је обично један од три:

• Мисле да њихове теме нису занимљиве. Вреди одвојити минут и истаћи зашто би људи желели да чују о одређеном делу њиховог посла.
• Имају дубљи проблем. Са процесом, послом, тимом, компанијом или животом уопште. Ово захтева пажњу од случаја до случаја и обично је видљиво и ван стендапа.
• Заглавили су и не осећају се безбедно да то поделе. Ово обично прође само од себе када виде да други отворено деле блокаде.

Ниједан фрејмворк није повређен током израде овог формата стендапа. Резултати могу да варирају.