Wir haben eine HR-Plattform gebaut (weil uns die Spreadsheets umgebracht haben)
Für diese Ankündigung wurde kein einziges Spreadsheet konsultiert.
Wir haben Arheev gebaut, weil unser eigener HR-Prozess ein Desaster war.
Vierzehn Leute. Abwesenheiten in Google Sheets erfasst. Mitarbeiterakten in Notion. Dokumente in Drive. Jemand fragt „Wie viele Urlaubstage habe ich noch?“, und Sie müssen drei Tabs öffnen und rechnen.
Wir haben bestehende HR-Plattformen ausprobiert. Sie waren entweder zu simpel (im Grunde nur hübschere Spreadsheets) oder viel zu komplex (Enterprise-Systeme für 500+ Mitarbeiter, für deren Bedienung man eine Schulung brauchte).
Also haben wir etwas dazwischen gebaut. Im Februar 2025 ausgeliefert. Das haben wir dabei gelernt.
Das eigentliche Problem
Unser HR-„Prozess“ sah so aus:
Jemand beantragt Urlaub:
- Nachricht in Slack schicken
- Manager prüft im Google Sheet, ob in der Woche noch jemand frei hat
- Manager aktualisiert die Tabelle von Hand
- Jemand aktualisiert (hoffentlich) die Jahressummen
- Vergessen, es zu aktualisieren, und zwei Monate später merken, wenn jemand fragt, warum seine Urlaubstage nicht stimmen
Neuer Mitarbeiter kommt dazu:
- In Slack, GitHub, E-Mail, Linear, Notion anlegen
- Vergessen, ihn in die Urlaubstabelle einzutragen
- Drei Wochen später daran erinnert werden, wenn er seinen ersten freien Tag beantragt
- Hektisch versuchen, sich an sein Startdatum zu erinnern, um den angesammelten Urlaubsanspruch zu berechnen
Das als Softwareunternehmen zuzugeben, ist peinlich. Wir bauen buchstäblich Systeme für andere und bekamen unser eigenes HR nicht in den Griff.
Warum wir nicht einfach etwas kaufen konnten
Wir haben es versucht. Wirklich.
BambooHR, Workday, SAP SuccessFactors: gebaut für Unternehmen mit 200+ Mitarbeitern. Wir hätten für Module zu Leistungsbeurteilungen, Nachfolgeplanung und Vergütungsmanagement bezahlt, die wir nicht brauchen.
Gusto, Rippling: großartig für US-Unternehmen. Weniger großartig, wenn Ihr Team über Europa verteilt ist und Sie keine Lohnabrechnung brauchen (dafür haben wir Steuerberater).
Einfache Tools wie Timetastic: machen im Grunde nur das Spreadsheet hübscher. Immer noch von allem anderen abgekoppelt.
Wir brauchten etwas, das mit uns wachsen konnte, ohne uns Funktionen aufzuzwingen, die wir noch nicht brauchten.
Was wir tatsächlich gebaut haben
Version 1.0 enthält das, was wir am dringendsten brauchten:
- Abwesenheitsverwaltung: beantragen, genehmigen, Salden verfolgen. Der Spreadsheet-Ersatz.
- Mitarbeiterakten: Basisdaten, Beschäftigungsdetails, Dokumente, alles an einem Ort.
- Abteilungen und Positionen: Organisationsstruktur ohne Organigramm-Software.
- Anwesenheitsübersicht: Wer arbeitet, wer hat frei, wer ist im Urlaub.
- Ein „Pulse“-Dashboard: Sehen, was im Team passiert, ohne fünf Tabs zu öffnen.
Das war’s. Keine KI, die Entscheidungen trifft. Keine „intelligente Automatisierung“, nach der niemand gefragt hat. Nur die Grundlagen, die tatsächlich funktionieren.
Die eine KI-Funktion (die wir wirklich nutzen)
Eine KI-gestützte Sache haben wir doch eingebaut: Beim Prüfen von Urlaubsanträgen markiert das System potenzielle Konflikte.
„Drei Leute aus dem Engineering haben in der Woche schon frei“ oder „Das überschneidet sich mit der Projekt-Deadline in Linear.“
Es genehmigt nicht automatisch und lehnt nicht automatisch ab. Es zeigt nur Informationen an, die Sie sonst von Hand nachschlagen müssten. Das hat sich als deutlich nützlicher erwiesen, als die eigentliche Entscheidung automatisieren zu wollen.
Woran wir noch bauen
Wir haben mit funktionierenden Kernfunktionen ausgeliefert. Aber vieles haben wir noch nicht gebaut:
Ein Recruiting-Modul kommt später in diesem Jahr. Vielleicht. Wir suchen noch den richtigen Ansatz.
Leistungsbeurteilungen sind geplant, aber ehrlich gesagt wissen wir noch nicht, wie das geht, ohne dass es sich nach Bürokratie anfühlt.
Integrationen: Aktuell können Sie Daten exportieren. Wir wollen richtige API-Integrationen mit Slack und Linear. Steht auf der Liste.
Die Android-App funktioniert, aber die Migration auf 16KB Page Sizes hat drei Wochen gedauert, und wir finden immer noch Grenzfälle.
Version 1.0 löst unser unmittelbares Problem (raus aus der Spreadsheet-Hölle). Alles andere ist Roadmap.
Die Migration war chaotischer als erwartet
Wir waren selbst die ersten echten Nutzer. Ende Januar 2025 haben wir unsere eigenen HR-Daten aus den Spreadsheets nach Arheev migriert.
Hat zwei volle Tage gedauert. Nicht, weil der Import schwierig war, sondern weil unsere Tabellen inkonsistent waren. Manche Urlaubstage standen als Dezimalzahlen drin, manche in Tagen. Manche Datumsangaben in einem Format, manche in einem anderen. Wir stellten fest, dass wir die Urlaubsansprüche monatelang falsch berechnet hatten.
Wenn schon unsere eigenen Daten unordentlich waren, sind es die aller anderen vermutlich auch. Also haben wir Import-Werkzeuge gebaut, die versuchen, mit Inkonsistenzen umzugehen. Sie sind nicht perfekt, aber besser, als saubere Daten vorauszusetzen.
Im echten Einsatz
Wir nutzen Arheev seit Ende Januar intern. Es ist… überwiegend gut.
Die Urlaubsanträge laufen bestens. Kein Spreadsheet-Chaos mehr.
Die Dokumentenablage ist okay. Besser als Drive-Ordner, aber wir vergessen immer noch, Dinge hochzuladen.
Die Anwesenheitsübersicht wird manchmal ignoriert, weil Remote-Arbeit „Anwesenheit“ zu einem seltsamen Begriff macht.
Es funktioniert einfach besser als das, was wir vorher hatten. Für eine 1.0 reicht das.
Wenn auch Sie in Spreadsheets ertrinken
Arheev ist live. Sie können es ausprobieren, wenn Sie möchten. Es ist für Teams wie unseres gemacht: 10–50 Leute, wachsend, noch keine Enterprise-Funktionen nötig.
Eine ehrliche Warnung: Es ist nicht so poliert wie die großen Anbieter. An einigen Stellen feilen wir noch an der UX. Die Mobile-App funktioniert, ist aber nicht überragend. Wir beheben Bugs, sobald sie gemeldet werden.
Aber wenn Sie HR in Google Sheets verwalten und es Sie in den Wahnsinn treibt, könnte sich ein Versuch mit Arheev lohnen.
Wir haben es gebaut, weil wir es brauchten. Wenn Sie dasselbe Problem haben, funktioniert es vielleicht auch für Sie.
